เริ่มต้นใช้ CEOsofts ERP อย่างไร

CEOsofts คืออะไร

CEOsofts คือ ERP บนคลาวด์สำหรับ SME ไทย — ขาย สต็อก บัญชี และเงินเดือนในระบบเดียว

• ทุกแพ็กมีครบทุกโมดูล
• เลือกรูปแบบโฮสต์: subdomain บนคลาวด์เรา, โดเมนของคุณบนคลาวด์เรา หรือติดตั้งส่วนตัวแบบ lifetime
• ทดลองใช้ประมาณ 180 วัน (ดูข้อเสนอปัจจุบันที่หน้า pricing)

1. สมัครใช้บริการบัญชีออนไลน์

เป้าหมาย: สร้าง workspace บริษัทและบัญชีแอดมิน เพื่อใช้ CEOsofts ออนไลน์

ก่อนสมัคร

1. เตรียมชื่อบริษัทและอีเมลแอดมินที่เข้าถึงได้จริง
2. ถ้าต้องการ subdomain ตั้งชื่อสั้น ๆ ภาษาอังกฤษ (ตัวอักษร/ตัวเลขเท่านั้น) เช่น myco
3. ถ้าใช้โดเมนตัวเอง ต้องมีสิทธิ์แก้ DNS ภายหลัง — เริ่มใช้ก่อนแล้วยืนยัน DNS ทีหลังได้
4. สมัครผ่าน www.ceosofts.com (ไซต์เดียวกับที่เปิดอยู่ตอนนี้)

ขั้นตอนสมัคร

1. เปิดหน้า Pricing เลือกแพ็ก (Subdomain Cloud หรือ Custom Domain Cloud) แล้วกดเริ่มต้นใช้งาน
2. ขั้นตอนในวิซาร์ด: แพ็ก → บริษัท → บัญชีผู้ใช้ → Workspace → ยืนยัน
3. บริษัท: ชื่อบริษัท (จำเป็น) เบอร์โทร (ไม่บังคับ)
4. บัญชี: ชื่อแอดมิน อีเมล รหัสผ่าน — ผู้ใช้นี้เป็น Super Admin
5. Workspace: เลือก subdomain (เช่น myco.ceosofts.com) หรือโดเมนตัวเอง ตามแพ็ก
6. ยอมรับเงื่อนไข / นโยบายความเป็นส่วนตัว (PDPA) แล้วเริ่มทดลองใช้
7. ระบบจะพาไปแดชบอร์ด (หรือหน้าแนะนำ DNS ถ้าเลือกโดเมนตัวเอง — ข้ามแล้วยืนยันทีหลังได้)

สิ่งที่ระบบสร้างให้อัตโนมัติ

• ผังบัญชี หน่วยนับ หมวดสินค้า คลัง และบัญชีภาษีที่ผูกไว้
• แผนก/ตำแหน่งตัวอย่าง และหมวดค่าใช้จ่าย สำหรับ HR และค่าใช้จ่าย
• ยังไม่สร้าง: ลูกค้า ผู้ขาย สินค้า ยอดสต็อก หรืองวดบัญชี — ให้เพิ่มในขั้นตอนถัดไป

ไปหน้า Pricing

2. สร้าง / ตั้งค่าข้อมูลบริษัท

ทำก่อนลงเอกสารจริง — ภาษีและงวดบัญชีมีผลต่อใบแจ้งหนี้และสมุดรายวัน

ตั้งค่าบริษัท

Admin → ตั้งค่าบริษัท

1. กรอกชื่อบริษัท ประเภทนิติบุคคล อีเมล โทร ที่อยู่ และโลโก้
2. ใส่เลขผู้เสียภาษี (13 หลัก) และรหัสสาขาภาษี (6 หลัก; สำนักงานใหญ่มักเป็น 000000)
3. ตั้งสกุลเงิน (มักเป็น THB) เดือนเริ่มปีบัญชี และการปัดเศษ
4. VAT: จด VAT หรือไม่ อัตรา (ค่าเริ่มต้น 7%) และราคารวม VAT หรือไม่
5. ไม่บังคับ: ชื่อแสดงผล สีแบรนด์ อีเมลซัพพอร์ต

งวดบัญชี

Admin → งวดบัญชี — สร้างและเปิดงวดรายเดือนก่อนลงสมุดรายวันและเอกสารหลายประเภท

ตรวจข้อมูลพื้นฐานที่ระบบใส่ให้

• บัญชี → Chart of Accounts — ปรับถ้าผังบัญชีต่างจากของบริษัท
• สต็อก → Units / Item Categories / Warehouses — มีให้อยู่แล้ว เพิ่มได้ตามต้องการ
• Admin → Departments / Positions — สำหรับ HR ภายหลัง

3. การสร้างใบเสนอราคา (และเอกสารขายต่อเนื่อง)

เริ่มที่ใบเสนอราคาอย่างเดียวไม่ได้ ต้องสร้างข้อมูลพื้นฐานก่อน แล้วตามสายเอกสาร

เริ่มที่นี่ (สิ่งที่ต้องมีก่อน)

1. สต็อก → Items — สร้างสินค้า/บริการ (ผูกหน่วยนับ + หมวด) สินค้าบริการอาจไม่ต้องมีสต็อกในคลัง
2. สินค้ามีสต็อก: ใส่ยอดเข้าคลังผ่าน สต็อก → Add Inventory Receipt หรือรับของจากใบสั่งซื้อภายหลัง
3. Sales → Customers — สร้างลูกค้าที่จะเสนอราคา
4. ตรวจตั้งค่า VAT ของบริษัท และมีงวดบัญชีที่เปิดอยู่

สายเอกสาร

1. Sales → Sales Quotations — สร้าง QT ระบุลูกค้า วันที่ รายการ (สินค้า จำนวน ราคา ภาษี/ส่วนลด) สถานะ: draft → ส่ง → ตอบรับ
2. เมื่อตอบรับแล้ว: Convert เป็น Sales Order QT จะเป็น converted
3. Sales → Sales Orders — Approve (Confirmed) ถ้ากำหนดมัดจำ ให้ทำมัดจำให้ครบ
4. Sales → Deliveries — สร้างจาก SO ระบุคลังในรายการสต็อก Ready → Ship
5. Sales → Invoices — สร้างจาก delivery และ/หรือ SO แล้ว Post
6. Sales → Payment Recording และ/หรือ Receipts — บันทึกและ post การรับชำระตามใบแจ้งหนี้
7. ทางเลือก: Credit Notes, Backorder Queue สำหรับจำนวนที่ยังส่งไม่ครบ

ขายเงินสด (ทางลัด)

สำหรับอาหารตามสั่ง กาแฟ และการขายหน้าร้านแบบรับเงินทันที ใช้ Sales → Cash Sales (ดูหัวข้อ 7) — ไม่ต้องผ่าน QT → SO

ลำดับสถานะโดยทั่วไป

QT: draft → sent → accepted → converted · SO: draft → approved · Delivery: draft → ready → shipped · Invoice: draft → posted → paid · Payment: draft → posted

4. การสร้างใบสั่งซื้อ (และเอกสารจัดซื้อต่อเนื่อง)

หลักการเดียวกับฝั่งขาย: ข้อมูลพื้นฐานก่อน แล้วค่อยเอกสาร สินค้าต้องมีก่อนสั่งซื้อและรับของ

เริ่มที่นี่ (สิ่งที่ต้องมีก่อน)

1. สต็อก → Items — สร้างสินค้าที่จะซื้อ (ใช้ชุดเดียวกับฝั่งขายถ้าขายต่อ)
2. สต็อก → Warehouses — รู้ว่าจะรับของเข้าคลังไหน (มี คลังหลัก ให้แล้ว)
3. จัดซื้อ → Vendors — สร้างผู้ขาย/ซัพพลายเออร์
4. ขั้นตอนต้นน้ำ (ไม่บังคับ): Purchase Requisitions และ/หรือ RFQ แล้ว convert เป็น PO

สายเอกสาร

1. จัดซื้อ → Purchase Orders — สร้าง PO (ผู้ขาย วันที่ เงินสด/เครดิต รายการ) หรือ convert จาก PR/RFQ
2. Submit → Approve (ผู้จัดการ) PO จะไปสถานะอนุมัติ
3. จัดซื้อ → Goods Receipts — รับของตาม PO เข้าคลัง แล้ว Approve เพื่อเพิ่มสต็อก
4. จัดซื้อ → Purchase Invoices (AP) — สร้างจาก GR และ/หรือ PO แล้ว Post
5. จัดซื้อ → AP Payments — บันทึกจ่าย (เงินสด / โอน / เช็ค / บัตร; มัดจำหรือยอดคงเหลือตามจริง)
6. ทางเลือก: Vendor Credit Notes; รายงาน เช่น PO/GR/PI Report และ AP Aging

ลำดับสถานะโดยทั่วไป

PO: draft → pending approval → approved → received/billed · GR: pending → approved · Purchase Invoice: draft → posted → paid

5. สร้าง Username และสิทธิ์ผู้ใช้

แอดมินตอนสมัครเป็น Super Admin เพิ่มบัญชีพนักงานแล้วกำหนดบทบาท ให้เห็นเฉพาะที่จำเป็น

สร้างผู้ใช้

1. Admin → Users — สร้าง: ชื่อ อีเมล รหัสผ่าน (หรือส่ง invite)
2. เลือกอย่างน้อย 1 บทบาท แล้วบันทึก ภายหลังสามารถ invite บังคับรีเซ็ตรหัส ปิดใช้งาน หรือตัด session ได้

บทบาท (สิทธิ์)

Admin → จัดการบทบาท — แก้ไขบทบาทแล้วติ๊กสิทธิ์ (ดู/สร้าง/แก้ไข/ลบ/post ต่อโมดูล)

• Super Admin — เข้าถึงทั้งบริษัท (เจ้าของตอนสมัคร)
• Admin — ตั้งค่า ผู้ใช้ สต็อก HR และเครื่องมือแอดมินหลายส่วน
• Accountant — สมุดรายวัน ใบแจ้งหนี้ ลูกค้า รับชำระ ธนาคาร รายงาน
• Manager — ส่วนใหญ่ดูข้อมูล + อนุมัติ (เช่น ค่าใช้จ่าย ลา)
• User — ดูข้อมูลจำกัด / ใช้งานแบบ self-service

เคล็ดลับ: จัดบทบาทก่อน แล้วค่อยเพิ่มผู้ใช้ — ง่ายกว่าแก้สิทธิ์ทีละคน

6. ส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อขายและจัดซื้อใช้งานได้แล้ว ค่อยขยายไปสต็อก บัญชี ธนาคาร และ HR

สต็อก (Inventory)

• ข้อมูลหลัก: Items, Categories, Units, Warehouses
• งานประจำวัน: รับเข้า เบิก โอน ปรับ Physical Count และ Transactions
• รายงาน: Stock on Hand, Stock Card, Valuation, Reorder, Expiry Alert

บัญชี (Accounting)

• ผังบัญชี สมุดรายวัน (draft → post → reverse) งบประมาณ ค่าใช้จ่าย ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร
• บัญชีธนาคาร + กระทบยอด — นำเข้า statement จับคู่ ปิดยอด
• รายงาน: Trial Balance, Balance Sheet, Income Statement, Cash Flow, Budget vs Actual

บุคคล/เงินเดือน

• บุคคล: Employees, Attendance, Leave Requests
• เงินเดือน: Payroll Runs, Payslips, Adjustments; รายงานภาษี / ประกันสังคม
• ตั้งค่า: Payroll Cycles, Leave Types/Balances, Company Holidays
• ผูก user กับ employee ถ้าต้องการใช้ My HR แบบ self-service

Admin และการตรวจสอบ

• แผนก ตำแหน่ง ตั้งค่าบริษัท Subscription & Export งวดบัญชี
• บทบาท ผู้ใช้ บันทึกการตรวจสอบ สำหรับกิจกรรมในระบบ

ลำดับแนะนำสัปดาห์แรก

1. สมัคร → ตั้งค่าบริษัท + งวดบัญชี
2. สินค้า + สต็อกยกมา; ลูกค้า; ผู้ขาย
3. ลองขายครบวงจร 1 รอบ และจัดซื้อครบวงจร 1 รอบ
4. เพิ่ม Users บทบาท Accountant / Manager
5. จากนั้นสมุดรายวัน กระทบยอดธนาคาร และ HR ตามต้องการ
6. ถ้าขายอาหาร/เครื่องดื่มหน้าร้าน ให้ตั้ง Cash Menu แล้วลอง Cash Sales (หัวข้อ 7)

7. การขายเงินสด (อาหาร / กาแฟ)

ใช้ Cash Sales สำหรับขายหน้าร้านเร็ว ๆ เช่น อาหารตามสั่ง กาแฟ เครื่องดื่ม ของว่าง เป็นหน้าจอแบบ POS: กดเมนูใส่ตะกร้าแล้วบันทึกขายทันที ไม่ต้องผ่านใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → ส่งของ

เมื่อไหร่ควรใช้ขายเงินสด

• ร้านอาหาร / คาเฟ่: อาหารตามสั่ง, กาแฟ, เครื่องดื่ม, ของว่าง
• เคาน์เตอร์ร้านค้า หรือบริการที่รับเงินทันที
• ไม่เหมาะกับขายเชื่อหรือส่งของหลายขั้นแบบ B2B — ให้ใช้สายใบเสนอราคา (หัวข้อ 3) แทน

เริ่มที่นี่ (ตั้งเมนูขาย)

1. ตรวจตั้งค่าบริษัท (จด VAT หรือไม่ และราคารวม VAT หรือไม่) — Cash Sales ใช้ตามค่านี้
2. Sales → Cash Sales → Cash Menu Setup (หรือเปิดจากหน้า Cash Sales)
3. สร้างหมวดก่อน เช่น อาหาร เครื่องดื่ม กาแฟ ของว่าง ใช้ลำดับแสดงผลให้หมวดสำคัญขึ้นก่อน
4. เพิ่มรายการเมนูในแต่ละหมวด: ชื่อ ราคา ไอคอน (กาแฟ / อาหาร / เครื่องดื่ม / …) และลำดับแสดงผล
5. ผูกสต็อก (ไม่บังคับ): ผูกเมนูกับ Stock → Item เฉพาะเมื่อต้องการตัดสต็อกตอนขาย (เช่น น้ำขวด) เว้นว่างได้สำหรับอาหารตามสั่งหรือกาแฟที่ไม่นับทีละแก้ว

ขายที่เคาน์เตอร์

1. Sales → Cash Sales — เลือกหมวด กดเมนูใส่ตะกร้า ปรับจำนวนได้
2. ตรวจยอดรวม (VAT ตามตั้งค่าบริษัท) แล้วบันทึก / ยืนยันการขาย
3. ทำซ้ำลูกค้าถัดไป ยกเลิก (Void) ได้เมื่อมีสิทธิ์และต้องการยกเลิกรายการนั้นจริง ๆ

รายงาน

• Sales → Daily Cash Sales — สรุปรายวัน
• Sales → Monthly Cash Sales — สรุปรายเดือน

เคล็ดลับสำหรับร้านอาหาร / กาแฟ

• ตั้งชื่อเมนูสั้น ชัด บนปุ่ม POS (เช่น กาแฟร้อน, ข้าวผัดไก่)
• จัดหมวดตามที่พนักงานขายจริง เช่น เครื่องดื่ม / อาหาร ไม่ต้องจัดตามบัญชี
• ตัดสต็อกเฉพาะของที่สำคัญ (ขวด ของแพ็ก) ไม่ต้องผูกสต็อกกับอาหารทำสด
• ให้แคชเชียร์มีสิทธิ์ cash_sale; ผู้จัดการควรมีสิทธิ์ดูรายงาน Daily/Monthly

แดชบอร์ดและเมนู

หลังเข้าสู่ระบบ แดชบอร์ดแสดง KPI แนวโน้มการเงิน และทางลัด ใช้เมนูด้านบนเข้าแต่ละโมดูล

เคล็ดลับ

• URL แบบ company.ceosofts.com ต้องมี wildcard DNS จากโฮสต์ — ระหว่างรอ ให้ใช้ www.ceosofts.com/login
• โดเมนตัวเองต้องยืนยัน TXT + CNAME — ข้ามได้แล้วไปทำทีหลังที่ Settings → Subscription
• บน production ให้เปลี่ยนรหัสผ่านบัญชีเริ่มต้น/แพลตฟอร์มทันที
• ต้องการความช่วยเหลือ? เปิดหน้าติดต่อสำหรับอีเมลและเบอร์โทร หรือใช้ลิงก์ท้ายหน้า